Zmiany w rozliczaniu kosztów związanych z samochodami firmowymi, doprowadziły do zróżnicowania sytuacji kosztów utrzymywania pojazdów osobowych.
Podział utrzymany został w związku z zakresem użytkowania samochodu jak i metodą ewidencjonowania jego przebiegu.
Całość doliczonego podatku VAT, będzie mogła być rozliczona, jeżeli auto będzie użyte wyłącznie w celach związanych z zarejestrowanym rodzajem działalności. Żeby to uwidocznić, podatnik starający się o 100 % zwrot, musi dokonać zawiadomienia Urzędu Skarbowego, przy użyciu formularza VAT – 26, prowadzić szczegółową ewidencję przejazdów, i wykluczyć użycie niezgodne z celami. To ostatnie, uwarunkowane jest wprowadzenie regulaminowych zasad użytkowania pojazdów służbowych, tak aby nie mogły być zastosowane do innych celów.
Wtedy, zarówno VAT zawarty w rachunkach za paliwo, jak i wszelkich kosztów związane z eksploatacją, podlegać będzie zwrotowi/zaliczeniu na poczet podatku.
W razie braku spełnienia powyższych warunków, odliczenie będzie możliwe wyłącznie do wysokości 50%. Brak prawa do pełnego odliczenia jest poniekąd rekompensowany, przez możliwość używania pojazdów do tzw. celów mieszanych. Oznacza to, czynności związane z prywatnymi sprawami właściciela firmy, bądź jego pracowników, też w pewnym zakresie, zostaną objęte zwrotem. Zwrot ten obejmuje także połowę VAT-u ujętego w paliwie, co jest nowością, obowiązującą od połowy 2015 roku.
Bez względu na wysokość odliczenia, odprowadzony podatek VAT będzie stanowił koszt uzyskania przychodu, a tym samym zmniejszał należność podatkową. Dotyczy to zarówno aut, będących własnością firmy, jak i w użytkowaniu na podstawie umowy – najmu, leasingu, bądź dzierżawy.
